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    Kai Nowosel im Mercateo Interview

    Was machen Einkäufer in Zukunft?

    Was werden Einkäufer in Zukunft täglich von 8 bis 17 Uhr tun, wenn die Routinearbeit wegdigitalisiert wird? Kai Nowosel, CPO bei Accenture, erzählt im Interview, was operative und strategische Einkäufer in den nächsten Jahren leisten werden müssen, um einen Wert für ihre Unternehmen zu schaffen und ihre Daseinsberechtigung nicht an Algorithmen zu verlieren.

    Was machen Einkäufer in Zukunft?

    • So wird die Digitalsierung sich im Alltag der Einkäufer bemerkbar machen
    • Was machen operative Einkäufer in zehn Jahren?
    • Warum das Wort “strategisch” Einkäufer nicht vor Veränderungsdruck schützt

    Herr Nowosel, Zukunft des Einkaufs heißt für Sie, einen Großteil dessen, was Beschaffung aktuell ausmacht, an Computer zu übergeben. Erklären Sie kurz Ihre Vision.

    Ich würde differenzieren und sagen: Viele der prozesslastigen Einkaufstätigkeiten rund um Vertragsdurchführung, Bestellungen und Rechnungswesen sind sicher für Maschinen abbildbar. Bestimmt gibt es Ausnahmen, aber für den Großteil der standardisierten, volumenträchtigen Prozesse ist das genau meine Vision. Das ist allerdings nur ein Teil dessen, was Einkauf macht. Vieles andere, das meiner Ansicht nach oft zu kurz kommt, Innovationsmanagement zum Beispiel, lässt sich nicht in einen programmierbaren Prozess gießen. Da kommt es auf Interaktion an und Kreativität. Da sehe ich Technik, zum Beispiel Kollaborationsplattformen, eher als Unterstützung für die Mitarbeiter.

    So wie Sie es jetzt beschrieben haben, steckt im Einkauf etwas, das nicht von Maschinen ersetzt werden kann.

    Das stimmt, und die Einkäufer tun sich einen Gefallen, wenn sie genau diese Aufgabenfelder identifizieren und besetzen. Es wird zu einer Verschiebung in der Wertschöpfungskette kommen, bei der uns Maschinen wiederkehrende Arbeitsschritte abnehmen. Die Mitarbeiter müssen dann leisten, was die Maschine nicht kann: kommunizieren oder Netzwerke pflegen. Vielleicht kann die KI das auch irgendwann, aber wahrscheinlich erst in zehn bis 15 Jahren. Beim transaktionellen Einkauf haben die Maschinen längst das Ruder übernommen, beim operativen Einkauf sehe ich einen Wandel in den nächsten zwei bis fünf Jahren. Deshalb sage ich: Das Buch des Einkaufs muss neu geschrieben werden! Das Wertversprechen des Einkaufs ist nicht mehr, Prozesse zu managen; der Einkauf muss Business managen, das ist doch die Aufgabe.

    Wie genau betrifft der Wandel, den die Digitalisierung mit sich bringt, die Arbeit von transaktionellen, operativen und strategischen Einkäufern?

    Zunächst ist es wichtig, den transaktionellen und den operativen Einkauf nicht in einen Topf zu werfen. Wer das tut, hat schon eine Evolutionsstufe verpasst. Der transaktionelle Einkauf pflegt Stammdaten, wandelt Bedarfsanforderung in Purchase Orders um und kümmert sich um die Nachverfolgung von Helpdesk-Tickets. In Konzernen ist er häufig in Shared Service Centern – zum Beispiel nach China oder Indien – ausgelagert und weitgehend anonym. Schon heute übernehmen Algorithmen Teile dieser Arbeit, und werden in Zukunft auch den transaktionellen Einkauf übernehmen. Damit verliert aber nicht der deutsche Einkäufer seinen Job, sondern der Mitarbeiter des Dienstleisters in Indien, dem vor Jahren schon bewusst war, dass es so kommen wird. Dieser Dienstleister muss sich ebenfalls auf neue, wertschöpfende Aufgaben vorbereiten.

    Was ändert sich für den operativen Einkäufer?

    Mithilfe der Technik wird er im ersten Schritt produktiver werden. Im zweiten Schritt, während er produktiver arbeitet und weniger operative Aufgaben auf dem Tisch hat, hat er Zeit, sich mit Prozessen zu befassen, die nicht durch Maschinen erledigt werden können, und eventuell Systeme anzulernen. In jedem Fall muss man sich verabschieden von der Erwartung, alle Prozesse selbst durchzuführen und sich lieber darauf konzentrieren, zu erfassen, warum Prozesse wie gestaltet sind und wie man sie vielleicht optimieren könnte. Nicht zuletzt werden Einkäufer auch mehr Möglichkeiten erhalten, sich beruflich weiterzuentwickeln.

    Wohin entwickeln – was werden die neuen Aufgaben im operativen Einkauf sein?

    Ich gehe davon aus, dass er zum Beispiel Relationship-Prozesse unterstützen wird; er wird außerdem intensiver neue Lieferquellen zu Lösungen suchen und Meetings orchestrieren. Zudem wird es viel mehr um Qualitäts- und Datenmanagement gehen; sodass mit Daten Entscheidungen vorbereitet werden können. Das könnte ich mir vorstellen, da diese Aufgaben sehr gut zum Profil eines operativen Einkäufers – zu dem viel Prozesshandling gehört – passen.

    Was genau versteht man unter „Relationship-Prozessen“?

    Wenn ich mir vorstelle, wie Treffen mit Businesspartnern oder Lieferanten heute laufen; dann gehen viele zu oft unvorbereitet in solche Termine. In den meisten Fällen hat der Einkäufer seinen eigenen Bedarf im Sinn und wenn er gut ist, hat er auch nochmal nachgelesen, was denn beim letzten Treffen besprochen wurde. Das ist nicht gut. Es wäre besser, wenn jemand diesen Termin vorbereiten könnte; weiß, welches Thema den Lieferanten gerade beschäftigt; den Jahresbericht gelesen hat und sagen kann, welche Projekte der Lieferant kürzlich gewonnen hat. Dann könnte man sich auf einer ganz anderen Ebene unterhalten. Und Termine so vorzubereiten, ist aufwendig und kompliziert. Vielleicht kann das irgendwann eine Künstliche Intelligenz übernehmen. Aber davon sind wir noch weit weg.

    Welche Skills sind nötig, um die neuen Aufgaben zu besetzen?

    Erfahrungsgemäß funktioniert Einkauf nur gut, wenn man Spezialisierungen herbeiführt. Man muss sich also als Führungskraft anschauen: Wer ist Spezialist in welchem Thema? Es gibt Mitarbeiter, die verstehen sich darauf, Netzwerke zu pflegen, andere haben ein Talent, Daten zu analysieren oder komplexe Terminpläne zu managen. Die Führungskraft muss abgleichen, wie der Einkäufer mit seiner Ausbildung, Erfahrung und Fähigkeiten auf die neuen Aufgaben und Prozesse passt. Wenn er bisher ein gewissenhafter operativer Einkäufer war, der mit hoher Qualität prozessnah und termintreu gearbeitet hat, dann kann ich mir gut vorstellen, dass er mit gewissen Trainings jemand sein kann, der beispielsweise Netzwerkmeetings vorbereitet.

    Das klingt machbar.

    Auf jeden Fall! Wenn es darum geht, Netzwerke zu managen, kommt es auf Soft Skills und gesunden Menschenverstand an. Klar kommt es auch in manchen Bereichen auf analytische Fähigkeiten an, bei der Auswertung zum Beispiel. Mal ganz ehrlich: Einkauf ist keine Raketenwissenschaft. Analytische Fähigkeiten zum Beispiel kann man mit Sicherheit aufbauen. Wenn überhaupt, dann scheitert der Wandel im Unternehmen an verpassten Trainings und nicht an der Intelligenz des Mitarbeiters.

    Der operative Einkauf verlässt also die prozesslastigen Themen, die Computer übernehmen können und arbeitet in Zukunft dem strategischen Einkauf?

    Ja genau, der operative Einkäufer wird weiterhin näher am Prozessmanagement bleiben, allerdings sind wie eben schon beleuchtet die Prozesse andere. Es geht dann eher um die Vorbereitung der strategischen Themen. Und die Kollegen, die heute als „strategische“ Einkäufer bezeichnet werden, tauchen künftig mehr ins Beziehungsmanagement ein. Übrigens bin ich kein Fan der Begriffe „operativ“ und „strategisch“. Der sogenannte strategische Einkäufer ist für mich der, der nah am Beziehungsmanagement ist, während der operative Einkauf heute eher am wertschöpfenden Prozessmanagement ist und auch bleiben wird.

    Welche Veränderungen kommen auf den strategischen Einkauf zu?

    Da wird es eine Aufteilung geben zwischen denen, die standardisierte und beschreibbare Produkte und Services einkaufen, und denen, die komplexe Lösungen einkaufen. Den erstgenannten wird es nicht mehr lange geben, denn das einzige, was der tun muss, ist die richtige Plattform zu finden, auf der die Produkte sind. Der Einkäufer wird sich aber nicht mehr dadurch differenzieren, dass er die Produkte besser beschafft als die Plattform. Das heißt: Auch für den strategischen Einkauf wird sich vieles ändern. Wer glaubt, der strategische Einkauf wäre allein durch den Begriff „strategisch“ vor einer Entwicklung geschützt, der irrt sich. Zunächst einmal muss er sich von Aufgaben trennen, über die er sich gerade noch definiert. Es gibt ja immer noch Unternehmen, die Klopapier ausschreiben und das dann für strategischen Einkauf halten. Nur wenn man sich davon löst, hat man die Zeit, sich endlich in komplexe Themen einzuarbeiten, bei denen das Endprodukt noch gar nicht beschrieben ist. Da wird die Aufgabe sein, die internen Bedarfe und strategischen Ziele mit den Möglichkeiten am Markt abzugleichen.

    Welche Aufgaben fallen zukünftig dem strategischen Einkauf zu?

    Er muss den Markt zusammenbringen, Lösungsanbieter finden und treffen und natürlich in der Lage sein, beispielsweise das Angebot eines Lieferanten mit den eigenen Bedarfen abzugleichen und vielleicht sogar die eigenen Bedarfe zu ändern, um eine Lösung aus dem Lieferantenmarkt zu bekommen. Das kann ein Pharma-Einkäufer sein, der über den Zugang zu Biotech-Firmen nachdenkt oder das kann der Einkäufer einer Bank sein, der neue Start-Up-Software mit einbezieht. Das sind hochkomplexe Aufgaben, für die man mit Anbietern und Lieferanten sprechen oder mal in die Produktentwicklung schauen muss. Ich vergleiche das gern mit dem Projekteinkäufer aus der Automobilindustrie, der Lösungen finden muss, bevor ein Auto in die Produktion geht. Genau daran scheitern aber heute viele Einkäufer. Sie wollen zwar zeitig eingebunden werden, können aber nur einen geringen Beitrag leisten, weil sie sich weder mit dem Markt noch mit dem Thema befasst haben. Deshalb: lösen von Aufgaben, die keine strategischen sind und die eigenen unternehmerischen Herausforderungen mit externen Angeboten abstimmen. Damit hat der strategische Einkauf sicher genauso viele Veränderungen vor sich wie der operative Einkauf. Ich glaube, wir werden mehr Mitarbeiterrotation bei den strategischen Einkäufern sehen, wenn wir feststellen, dass sie ihr Geld nicht mehr wert sind. Viel zu oft entwickeln sie sich nicht weiter, sondern ziehen sich eher noch operative Aufgaben auf den Tisch.

    Ein Blick in die Zukunft: Wie sieht das Zusammenspiel zwischen Mensch und Technik aus?

    Diese dünne Frontlinie aus „strategischen Einkäufern“ oder „Beziehungsmanagern“ wird unterstützt von den operativen Einkäufern, Apps, Plattformen und KI. Die Frontlinie ist das Gesicht nach außen und bei Kunden und Lösungsanbietern unterwegs. Natürlich dürfen auch die operativen Einkäufer nicht in den Büros hocken bleiben, die müssen auf Messen, Konferenzen und Jahreshauptversammlungen präsent sein.

    Wann muss der Einkauf denn mit diesen ganzen Umbrüchen rechnen?

    Ich glaube, wir werden ganz viele Use-Cases und Insellösungen in den nächsten drei bis fünf Jahren schon sehen. Bei der Masse der Unternehmen wird das vielleicht in zehn oder 15 Jahren angekommen sein, das ist heute schwer zu sagen.

    Wer schreibt hier?

    Julia Rau Autorin

    Mein Name ist Julia Rau und ich arbeite als Redakteurin bei Mercateo. Als ausgebildete Journalistin habe ich mehrere Jahre für Tageszeitungen die Nase in alles Mögliche gesteckt und u.a. eine Serie über Digitalisierung geschrieben. Meine unerschöpfliche Neugier treibt mich immer wieder zu all jenen Themen, denen die Bundesregierung ein „4.0“ in den Titel gehängt hat.

    Julia Melissa Rau

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